1. Det skal utarbeides instruks for organet som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter i arkivsystem.

1. Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

A)    Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter:

Fagansvarlig for arkiv er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. 

Ajourhold av brukerrettigheter:

• Fagansvarlig for arkiv har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Tjenesteleder har ansvaret for at fagansvarlig for arkiv blir informert/varslet om
• - tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
• - personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
• - endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet

det kan skje

• - ved nyansettelse
• - ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
• - når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, evt. klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes fagansvarlig for arkiv når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Skjemaet "Registrering/endring/opphør av bruker" skal benyttes. Meldingen skal være skriftlig, slik at tjenesteleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Fagansvarlig for arkiv skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar.

B)    hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

• adgang til å opprette saker, journalposter og dokumenter
• adgang til funksjoner for registrering og retting
• adgang til å registrere merknader
• adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
• rett til å autorisere saksbehandlere i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper
• autorisasjonsretten for tilgangskoder gjelder bare de koder vedkommende selv er autorisert for
•  alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.
• adgang til å opprette saker, journalposter og dokumenter
• adgang til funksjoner for registrering og retting
• adgang til å registrere merknader
• adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
• rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.
• adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.

Begrensninger:

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

Begrensninger:

• alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

C)    hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur,

Gamvik kommune praktiserer digital underskrift av utgående dokumenter. For dokumenter som sendes ut for signering av kunden skal det benyttes e-signatur i sakssystem.

Vi har elektronisk godkjenning av dokumenter.

Delegerte vedtak skal godkjennes av nærmeste leder og ha 2 underskrifter.

Arbeidsavtaler som skal signeres av ansatte som ikke kan e-signere signeres manuelt og skannes inn i personalmappen.

D)    ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen,

Registreringen

Arkivtjenesten:

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er ferdigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at eventuell avskrivning er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
• ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Saksbehandler:

kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett og at dokumentene er lesbare.

at journalposten er knyttet til riktig sak

den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte.

at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført

Arkiveringen

IT har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

Sikkerhetskopi oppbevares fysisk adskilt fra produksjons basen.

Sikkerhetskopieringen er ikke på Arkivformat, men en kopi av produksjonsbasen som kan settes i produksjon ved behov. Vi benytter ikke arkivmedium, men system for sikkerhetskopiering med tilhørende medium for dette. 

E)    ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas,

Gamvik kommune har ett sentralt e-postmottak. Det er arkivtjenesten som åpner all post og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Arkivverdig epost som sendes direkte til saksbehandler må også journalføres. Saksbehandler registrerer dokumentet selv i Websak eller videresender det til postmottak for journalføring.

• Saksposten stemples med dagens dato. Dokumentene blir påført saksnummer og skannet. Dokumentene blir enten knyttet til eksisterende saker eller vi oppretter nye saker.
• Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene.

Vi har fullelektronisk arkiv og bruker SvarUt når vi sender ut brev fra kommunen.

Saksbehandler er ansvarlig for at egenproduserte dokumenter blir arkivert.

Vedtak sendes ut til bruker etter elektronisk godkjenning av enhetsleder. Vedtak godkjennes elektronisk og skriftlig signering er ikke nødvendig.

F)     definerer ansvar for:

-       fordeling av dokumenter

Ved registreringen av innkomne dokumenter skal arkivtjenesten fordele direkte til den enkelte saksbehandler. Innkommende sakspost til skolene og barnehagene fordeles til rektor og styrerne. Post til teknisk forvaltning settes ufordelt til leder som igjen fordeler til saksbehandler.

-       retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

-       avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

-       vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas i første omgang av arkivtjenesten. Saksbehandler har ansvar for å vurdere hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Dersom det foreligger en begjæring om innsyn vurderes meroffentlighet.

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.

Malene i Websak for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF-A

2. Skannede dokumenter benytter seg av PDF-A format

3. E-posten som kommer inn blir konvertert til RA-HTML-format i forbindelse med
 importen. Blir konvertert til PDF-A som arkivformat.

4. Tabelluttrekkene lagres i XML-format