SAKSBEGREP
SAKSTITTEL: Hva saken gjelder
SAKSTITTEL på objektmapper
PRESEDENS SAK
DOKUMENTBESKRIVELSE
REGISTRERING AV EGENNAVN PÅ PERSONER, BEDRIFTER MYNDIGHETER OSV.
GRADERING
SAKSBEGREP
Arkivsak i ACOS websak er en samling av alle dokumenter som handler om samme forhold.
Rettigheter til å opprette ny sak: Alle som er saksbehandlere har rettighet til å opprette ny sak.
SAKSTITTEL: Hva saken gjelder
Sakstittel skal beskrive saksinnholdet så godt som mulig. Den skal gi mening og skille saken fra andre saker. Det er viktig at en ved journalføring tenker på hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på senere.
Saken skal være et speilbilde av den fysiske saksmappe som er i arkivet, d.v.s. at det som står i sakstittelen i registreringssbildet skal også stå på den fysiske saksmappa som ligger i arkivet.
Det skal ikke brukes punktum, komma eller andre tegn i sakstittelen, vi kan bruke tankestrek og mellomrom.
Det skal heller ikke brukes forkortelser.
Hensikten med ovenstående er at de som oppretter sak bruker ”samme språk”, dette vil sikre gjenfinning.
Som regel skrives objektets navn først, deretter hva saken gjelder.
Eksempler:
FIRMANAVN – SKJENKEBEVILLING
AKTUELT BYGG – MIDLER TIL UTBEDRING
XX SKOLE -LEIE……………
KOMMUNENS VANNVERK- VANNPRØVER 20XX.
Avtaler
Avtaler som ikke er signert.
Avtaler som ikke er signert registreres i ACOS websak på ansvarlig ansatt.
Signerte avtaler som er kommet i retur:
Signerte avtaler arkiveres i ACOS websak.
E-post
E-poster som har arkivverdig innhold skal arkiveres i ACOS, både innkomne og besvarelser. Hvis e-postene inngår i en opprettet sak skal de arkiveres i aktuelle sak.
Samlesaker
Det anbefales ikke å opprette samlesaker. I hovedsak skal det som gjelder en person/part være en sak, og det som vedrørerer en eiendom være en sak. Likevel vil det i noen tilfeller være praktisk med samlesaker
Eksempel på noen samlesaker som vi kan finne i arkivet hos oss er:
Årsavgift – alkohol
Kulturmidler
Flyttemeldinger
SKOLER (Navn på skolen) - Elevpermisjoner
SAKSTITTEL på objektmapper
ADOPSJON – Sakstittel – 1. linje Adopsjon (Arkiveres: Barn og ungeenheten) 2.linje navn på de som adopterer
Arkivdel: Adopsjon, koden sorteres på etternavn/fornavn Saken unntas offentlighet.
BARNEHAGMAPPER - Mapper på barn i barnehage - Sakstittel 1. linje Barnehagemappe
2. linje Etternavn–fornavn– f xx xx xx (må skjermes) (Arkiveres: Sentralarkivet) Arkivdel: Barnehage, koden sorteres på etternavn/fornavn Saken unntas offentlighet.
BRANNSYN – Sakstittel: Navn på bygg, eks:Maurtua barnehage (Arkivers: brannstasjonen)
Arkivdel: Brannsyn, sorters på navn på bygningen
BYGNINGSARKIV Sakstittel: BYGNING – GNR…..BNR…… (Arkiveres: Plan-, miljø og kommunalteknisk sak)
Arkivdel: Bygg, koden sorters på gnr/bnr eks: 3-315
EIENDOMSARKIV Sakstittel: EIENDOM – GNR…..BNR ( Arkiveres: Plan-, miljø og kommunalteknisk sak)
Arkivdel: EIENDOM, koden sorteres på gnr/bnr eks: 3-315
Merknad: Bygnings- og Eiendomsmapper kan du i tillegg skrive adressen i linje 2.
ELEVARKIV Sakstittel:1. linje ELEVMAPPE 2. linje Etternavn–fornavn– f xx xx xx (må skjermes)
Arkivdel: ELEVARKIV – elevarkiv sentralt (Arkiveres -Sentralarkivet)
ELEV-PED – elevarkiv pedagogisk senter (Arkiveres - Pedagogisk senter
koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) Saken unntas offentlighet.
KLIENTARKIV Sakstittel: 1. linje KLIENTMAPPE ( Arkiveres -Mehamn helsesenter) 2.linje Etternavn-fornavn f xx xx xx (må skjermes)
Arkivdel: KLIENT Klientarkiv Mehamn helsesenter
koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) Saken unntas offentlighet
KLIENT-IP - Klientarkiv Mehamn helsesenter
koden sorters på etternavn/fornavn (må skjermes) Saken unntas offentlihet
FONDSARKIVSakstittel: FIRMA (person) – STØTTE FRA NÆRINGSFONDET
( Arkiveres - Sentralarkivet)
Arkivdel: Fondsarkiv, koden sorteres på navn
FOSTERHJEM Sakstittel:1. Linje Fosterhjem (Arkiveres - Barn og unge enheten) 2. linje: navn på fosterforeldre (må skjermes)
Arkivdel: Fosterhjem, koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) Saken unntas offentlighet.
GÅRDSARKIV Sakstittel: GÅRDSARKIV - GNR … BNR (Arkiveres - jordbrukssjefen) (linje 2 – kan skrive navn på eier)
Arkivdel: Gårdsarkiv, sorteres på gnr/bnr eks 3-315
OVERFORMYNDERIET Sakstittel: 1. linje – KLIENTMAPPE ( Arkiveres - Sekretariatet for overformynderiet) 2. linje - Etternavn-fornavn - fnr (må skjemes)
Arkivdel: OVERFORM koden sorteres på etternavn/fornavn (må skjermes) Saken unntas offentlighet.
PERSONALARKIV Sakstittel: PERSONALMAPPE - NAVN - FØDSELSDATO. Personalmappen er ferdig gradert unntatt offentligheten.
FAMILIERÅDGIVNING Sakstittel: 1. linje RÅDGIVNING 2. Linje - Etternavn/fornavn Saken unntas offentlighet.
Arkivdel: Rådgivning (Arkiveres - Barn og unge enheten)
STØTTEKONTAKT/BESØKSHJEM Sakstittel: 1. Linje Støttekontakt/Besøkshjem 2. linje – navn på de som skal være støttekontakt eller besøkshjem (må skjermes) Saken unntas offentlighet
Arkivdel: STØ/BESØK, (Arkiveres - Barn og unge enheten) Arkivdel: STØ/B §4.2 (Arkiveres - Barn og unge enheten) Arkivdel: STØ/BESØK, Barnevern-Støttekontakt-besøkshjem-tilsynsfører(Arkiveres - Barn og unge enheten) Arkivdel: ST-BE (for HRO) Arkiveres i Sentralarkivet Arkivdel: STØ-B (for sosial- og flyktning) (Arkiveres på NAV-sosial)
TILSETTINGSARKIV Sakstittel: 1. linje – ENHETENSNAVN- STILLING 2. linje – Stillings nr. …..
I kommentarfeltet – Skriv søknadsfrist
Arkivdel: TILSETTING, koden sorteres på virksomhetens navn (Arkiveres - Sentralarkivet)
SAKER SOM UTGÅR – FEILREGISTRERING
Ved feilregistrering flyttes journalposten av arkivpersonalet til riktig sak hvoretter den feilregistrerte saken merkes UTGÅTT.
MERKNADSFELT
Merknadsfeltet på saksnivå benyttes til å skrive inn merknader som gjelder for hele saken. Eksempel: Henvisning til tidligere saker. UTGÅTTE SAKER kan også ha en forklaring i merknadsfeltet hvorfor saken utgår.
PRESEDENS SAK – sak som er regeldannende for behandling av analoge saker.
Det er saksbehandlerens ansvar å registrere eventuelle presedens saker.
DOKUMENTBESKRIVELSE:
Ved inngående journalføring skal dokumentbeskrivelse og dato skal være nøyaktig det samme som det står i det fysiske dokumentet.
Hensikten med ovenstående er at du senere skal kunne identifisere dokumentet.
I ACOS websak er det et felt for dokument type, når et dokument registreres velger vi dokumenttype.
X - Internt dokument
N - Notat på postliste
I- Inngående dokument (gjelder også e-post og telefaks)
R- Reservert
U- Utgående dokument
S - saksfremlegg/møtedokument
Når det ikke står noe svarfrist vil det automatisk bli registrert 3 ukers svarfrist.
GRADERING
SAKER SOM ER UNNTATT OFFENTLIGHET
Offentlighetslovens hovedregel er at våre dokumenter skal være offentlig, jfr offentlighetsloven §3.
Bestemmelser som sier at opplysningene skal unntas offentlighet (taushetsplikt)
Offentlighetsloven §13 og forvaltningsloven §13Bruk riktig hjemmel/paragraf. Dokumenter som skal unntas offentlighet må graderes med riktig hjemmel/paragraf. I EDB Sak og Arkiv er det lagt inn de alternativer vi mener det er behov for.
Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter §§ 5 eller 6 i offentlighetsloven.
Er det ikke mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger kan man unnlate å ta med opplysninger som ikke skal være offentlig. Jfr arkivforskriften § 2-7.
I ACOS websak kan vi bruke 2. linje i dokumentbeskrivelsen for opplysninger som er unntatt offentlighet. 2. linje i dokumentbeskrivelsen vil ikke komme frem på offentig postliste når dokumentet er gradert, men i tillegg må du også velge hva som skal skjermes (eks. objektkode, adressat/mottaker, linje 2.)
Når Inngående dokumenter blir registrert vurderes det om dokumentet skal unntas offentlighet og etter hvilken hjemmel den skal unntas. Saksbehandler har ansvaret for å kontrollere om dokumentet allikevel skal være offentlig, eller at dokumentet er unntatt med riktig hjemmel.
Arkivet har ansvar for å offentliggjøre postlister på kommunens hjemmeside og skal kontrollere at gradinger er satt på dokumenter som krever det.
Utgående dokumenter graderes av saksbehandler. Arkivet har ansvar for å offentliggjøre postlister på kommunens hjemmeside og skal kontrollere at gradinger er satt på dokumenter som krever det.
GRADER DOKUMENTET, BARE UNNTAKSVIS HELE MAPPEN.
BORGERLIG VIGSEL
ARKIVERING OG DOKUMENTASJON
Det opprette en sak pr vigsel i ACOS websak. Saken får navnet «Kommunal vigsel- til NN og NN» og arkiveres under arkivkode C85.
Dokumentasjon som skal arkiveres i denne saken er:
- Prøvingsattest – som inngående med tittel: «Prøvingsattest NN og NN»
- Utfylt og signert vigselsbok – som X-notat med tittel «Vigselsbok vigsel (dato)»
- Utfylt og signert skjema/avtale for detaljer rundt vielsen – X-notat med tittel: «avtale om vigsel (dato)»
- Oversendelsesbrev for utsendelse av bekreftet kopi av vigselsbok til brudeparet – Utgående med tittel «Midlertidig vigselsattest».
- Oversendelsesbrev for utsendelse av bekreftet kopi av vigselsbok til folkeregistermyndigheten – Utgående med tittel: «Oversendelse av vigselsbok for NN og NN, (vigselsdato)».
Vigselsbok og skjema/avtale skal unntas offentlighet med lovhenvisning Offentlighetsloven § 13, Forvaltningslovens § 13.1.
Navn på brudepar i tittel, samt mottaker (når det er brudeparet) skal ikke skjermes. Det kan gjøres unntak dersom brudeparet ber om det.
