Innkjøp av elektroniske arkivsystem

Bakgrunn for retningslinjene

Gamvik kommune har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i kommunens virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Dokumentbegrepet er teknologinøytralt  - det er innholdet og ikke formatet som avgjør om dokumentet skal bevares.

En betydelig mengde av kommunens arkivmateriale håndteres i elektroniske system. Det er derfor viktig at denne retningslinjefølges for å sikre kommunens etterlevelse ar arkivlovgivningen samt andre relevante lover (forvaltningslova, offentleglova, personopplysningslova , etc.)

Målgruppe

Målgruppen for denne retningslinja er de som tar initiativ til, deltar i og gjennomfører innkjøp av elektroniske arkivsystem

Ansvarsfordeling

Kommunedirektøren har det overordnede ansvaret for kommunens arkiv. Arkivleder i kommunen har det faglige ansvaret for arkivforvaltningen i kommunen, herunder fagsystem. IT skal involveres i alle innkjøp av IKT- systemer. Enhetsledere har ansvaret for å tilrettelegge forholdene i sin virksomhet slik at arbeidet kan drives i henhold til gjeldende lover, regler og rutiner. Systemansvarlig for arkivsystemet er ansvarlig for den daglige driften. Brukere av systemene er ansvarlige for å sette seg inn i og forholde seg til de rutiner og retningslinjer som gjelder for bruk arkivsystemet.

Hva er elektroniske fagsystem?

Begrepet fagsystem brukes om en rekke forskjellige systemer. Dette kan være saksbehandlingssystemer, støttesystemer og registre. Et fagsystem håndterer en eller noen få saksbehandlingsprosesser, gjerne knyttet til særlovgivning. Behovet for å behandle et betydelig antall saker ensartet med hensyn til saksgang, arbeidsprosedyrer og kriterier for vedtak utgjør bakgrunnen for innkjøp av slike systemer.

Regler for innkjøp

• Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystemer plikter å sjekke om systemet oppfyller de nødvendige krav i forhold til arkivlovgivningen og andre relevante lover.
• IT og Arkivleder må konsulteres for bistand til vurdering av systemet før kontrakt inngås.
• IT skal godkjenne alle innkjøp av IKT- systemer 

Krav til elektroniske fagsystem

Det må tas høyde for følgende:

• Registrering av saksdokument skal normalt skje i et Noark-basert system
• Elektronisk arkivering av saksdokument forutsetter bruk av fullgode system, rutiner, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjente av Riksarkivaren
• Opplysninger, dokument og register som inngår i fagsystem skal håndteres i tråd med arkiverings- og journalføringsplikta
• Systemet må ta høyde for krav i personopplysningslova
• Systemet skal være godt nok dokumentert til at materialet kan brukes også etter overføring til arkivdepot, og dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen
• Opplysninger som ikke lenger er aktuelle, skal ikke slettes uten at Riksarkivaren har gitt samtykke til kassasjon – arkivleder kontaktes
• Systemet skal kunne eksportere datauttrekk hvor saksdokumentene er tilknyttet overordnete tabeller i samsvar med bestemmelsene i Riksarkivarens forskrift, del III.
• Har fagsystemet en egen brevjournalmodul som man skal ta i bruk, skal man på forhånd forsikre seg om at denne har fullverdige arkivfunksjoner.
• Systemet skal helst være leverandørnøytralt, og ha mulighet for å benytte seg av felles arkivkjerne med andre systemer

Krav om journalføring

For elektronisk journalføring skal offentlige organ bruke et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, ev. ha en integrasjon mot et Noark-godkjent system. Om systemet ikke har en av disse løsningene må arkivet bevares i papirformat.

Systemet må kunne registrere obligatoriske journalopplysninger listet i arkivforskrifta §10

• Journalføringsdato
• Saks- og dokumentnummer
• Navn på sender/mottaker
• Opplysninger om saken, innholdet eller emnet
• Dokumentdato
• Klasse etter organets ordning for klassifikasjon
• Ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• Avskrivingsmåte

Forhold til kommunens arkivplan

Kommunens arkivleder har ansvaret for at kommunen til enhver tid har en ajourført arkivplan. Det er derfor viktig at vedkommende mottar relevante opplysninger om fagsystem.

For å identifisere bevaringsverdig informasjon skal hvert fagsystem beskrives slik at man forstår innhold, saksbehandling og systemets oppbygging. Systemarkitektur, funksjon, formål, arkivdanning, informasjon, innhold og grensesnitt mot andre systemer.

I tillegg skal følgende utarbeides og inkluderes i arkivplan for systemer med bevaringsverdig arkivmateriale:

Instruks som beskriver ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivdokumenter – instruksen utarbeides før systemet tas i bruk.

Følgende skal beskrives:

• Ansvar for tildeling/vedlikehold av brukerrettigheter
• Beskrivelse av roller og rettigheter/plikter knyttet til rollene
• Autentisering/signering av dokumenter samt regler og rutiner for dette
• Ansvar/rutiner for kvalitetssikring
• Ansvarsforhold og prosedyre for registrering, journalføring og arkivering
• Rutiner som definerer ansvar for:
  • Fordeling av dokumenter
  • Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger
  • Avskriving/ferdigstillelse av dokumenter
  • Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet
  • Registering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
• Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Systemet og dets innhold skal inngå i kommunens bevarings- og kassasjonsplan.

Uttrekk

Elektroniske system som inneholder saksdokument, bør allerede ved implementering, ha eksportfunksjoner som sikrer at bevaringsverdig materiale kan avleveres til arkivdepot på et egnet lagringsformat og med fullgod dokumentasjon. Riksarkivarens forskrift §3-3

Dokumentasjon på hvordan uttrekk skal utføres bør følge med ved anskaffelsen.

Avslutting/utfasing av system

Om det anskaffes et system som skal erstatte et annet må det gamle systemet først bevaringsvurderes om dette ikke er gjort i kommunens bevarings- og kassasjonsplan.

Om det gamle systemet ikke tilfredsstiller kravene i Noark-standarden, skal det lages et elektronisk uttrekk av data fra det gamle systemet i SIARD-format. Det må gjøres før kommunen sier opp avtaler og lisenser i tilknytting til det gamle systemet og etter at det gamle systemet har gått ut av produksjon.

Arkivuttrekket skal deretter overføres til Interkommunal Arkiv i Møre og Romsdal (IKAMR) etter faste prosedyrer for godkjenning. Dette skal gjøres via kommunens arkivtjeneste.

Fagsystem kan ikke avsluttes/utfases uten at

• Uttrekk er utført, levert til depot og bekrefta godkjent av arkivdepot (IKAMR)

eller

• Det i hht kommunens bevarings- og kassasjonsplan og Riksarkivarens forskrift er fastsatt at systemet ikke inneholder bevaringsverdig dokumentasjon