Gamvik kommune er medeier i IKA Finnmark IKS. Her har kommunen lagtidsoppbevaring av arkiv.

Plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale for Gamvik kommune

Systemoversikten over systemer som har vært og/eller er i bruk ble sist oppdatert 11.03.2020 og er vedlagt.

NOARK-uttrekk tas ved periodiseringer av arkivet til sakssystemer. Økonomi knyttet til dette er varierende da slike jobber foretas av leverandør eller andre eksterne aktører og omfanget av arbeidet varierer mye. Uttrekk vil planlegges i god tid før budsjett skal fastsettes slik at man får inn relevante utgifter. Normalt sett vil det periodiseres hvert fjerde år. Leverandør av tjenesten skal pr i dag levere ferdig arkivpakke med tilhørende arkade-sjekk. Det skal også følge med en forklaring på de feil som avdekkes av sjekk. Det skal ikke benyttes script som noen måte endrer fakta, dette skal i stedet dokumenteres. Ferdige uttrekk oversendes IKA Finnmark IKS (depot) for sjekk og langtidsbevaring.

Det tas uttrekk av bevaringsverdige fagsystemer når systemene avsluttes. IKA Finnmark IKS tas med i prosessen når det er avgjort at et system skal avsluttes. Uttrekksformatet er SIARD og arbeidet foretas som regel av kommunen selv med støtte fra IKA Finnmark IKS. Det kan eventuelt bestilles av andre og tilhørende økonomi avklares da i hvert enkelt tilfelle. Uttrekk oversendes IKA Finnmark IKS for sjekk, konvertering til arkivformat, berikelse med metadata. IKA Finnmark IKS oversender det ferdige uttrekket til langtidsbevaring. Denne prosessen følger produksjonslinja slik den er satt opp av KDRS.

Gamvik har oversendt følgende systemer til IKA Finnmark IKS:

ESA Sak/arkiv

Kontor2000

WinMed Allmenn

WinMed Helsestasjon

Visma Omsorg

Profil WIS Skole

Fagsystem Brann

Systemene er sendt i form av mappekopier, SIARD-uttrekk og databasedumper. Disse er å anse som supplement til de tilhørende papirarkivene til hvert system