Internkontroll arkiv
I kommuneloven §25 blir arkiv spesielt nevnt som ett viktig område for internkontroll i kommunen.
Det overordnede ansvaret for internkontroll i en kommune ligger hos kommunedirektøren, jf. kommuneloven § 31-3 6 . Kravet om internkontroll med arkivarbeidet er særskilt nevnt i arkivforskriften § 4.
Her står det at alle offentlige organ til enhver tid skal ha en oppdatert arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet. Videre står det at den øverste ledelsen i organet må sørge for at arkivarbeidet blir omfattet av organets internkontroll.
Det vises til administrasjonssjefens ansvar etter tidligere kommunelov § 23 andre ledd. I riksarkivarens forskrift § 1-1 står det at arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll. Ifølge Arkivverkets veileder, skal internkontrollen sikre at kommunen utfører arkivoppgavene i samsvar med regelverket, og at problemer blir oppdaget og tatt hånd om i tide.
Etablere internkontroll for arkiv
Kravene til internkontroll med arkivarbeidet og kravene til en arkivplan vil i noen grad være overlappende, og er derfor i noen grad slått sammen i internkontrollarbeidet. På dette grunnlaget har vi utledet følgene internkontrollkriterier:
• Kommunen skal ha oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen.
• Kommunen skal ha kartlagt og vurdert risiko for arkivarbeidet, og utarbeidet planer og tiltak for å redusere risikoen.
• Kommunen skal ha en oppdatert arkivplan som skal minimum inneholde
- oversikt over organisering av arkivfunksjonen, plassering av ansvar for å forvalte arkivene, og delegeringsfullmakter på arkivområdet
- rutiner for dokumentfangst og journalføring
- rutiner for tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene
- rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene
- arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret
- kommunen skal ha en oppdatert bevarings- og kassasjonsplan
• Kommunen skal legge til rette for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta de rollene de har i arkivarbeidet.
• Kommunen skal foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring.
