Utskriftsvennlig versjon

Saksbehandlers viktigste rutiner - forenklet

Saksbehandlers viktigste rutiner - forenklet

Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar for at den daglige arkivdanningen fungerer som den skal. Saksbehandlers viktigste rutiner kan presiseres som følger:

Viktig:

  • Sjekk hver dag i om du har fått ny post.
  • Ha alltid oversikt over hvilke journalposter du ikke har besvart.
  • Ha alltid oversikt over hvilke dokumenter du har begynt å skrive på, men som ikke er ferdige.
  • Søk jevnlig etter dokumenter med forfallsdato.

Når man har fått ny post:

  • Sjekk at du er riktig saksbehandler.
  • Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak.
  • Sjekk saks- og journalposttittel.
  • (Sjekk ordningsverdi).
  • Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet.
  • Vurder meroffentlighet.

Hvis dokumentet skal unntas offentlighet:

  • Påfør riktig tilgangskode og hjemmel.
  • Skjerm eventuelle ord i journalposttittelen.
  • Skjerm eventuell avsender/mottaker.
  • Skjerm eventuell klassering.
  • Det er saksbehandler som er ansvarlig for å offentlighetsvurdere sine dokumenter.
  • Ikke send sensitiv informasjon på e-post.

Husk også:

  • Det er ikke tillatt å starte saksbehandling før dokumentet er journalført. All saksbehandling skal skje i kommunens sak-/arkivsystem eller i avdelingens fagsystemer.
  • Journalverdig e-post/faks som er sendt direkte til saksbehandler skal eksporteres inni sak/arkivsystemet av saksbehandler selv eller videresendes postmottak.
  • Ha alltid fokus på hva som er journalverdig.
Laster...