Saksbehandlers viktigste rutiner - forenklet
Ved overgang til elektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar for at den daglige arkivdanningen fungerer som den skal. Saksbehandlers viktigste rutiner kan presiseres som følger:
Viktig:
- Sjekk hver dag i om du har fått ny post.
- Ha alltid oversikt over hvilke journalposter du ikke har besvart.
- Ha alltid oversikt over hvilke dokumenter du har begynt å skrive på, men som ikke er ferdige.
- Søk jevnlig etter dokumenter med forfallsdato.
Når man har fått ny post:
- Sjekk at du er riktig saksbehandler.
- Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak.
- Sjekk saks- og journalposttittel.
- (Sjekk ordningsverdi).
- Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet.
- Vurder meroffentlighet.
Hvis dokumentet skal unntas offentlighet:
- Påfør riktig tilgangskode og hjemmel.
- Skjerm eventuelle ord i journalposttittelen.
- Skjerm eventuell avsender/mottaker.
- Skjerm eventuell klassering.
- Det er saksbehandler som er ansvarlig for å offentlighetsvurdere sine dokumenter.
- Ikke send sensitiv informasjon på e-post.
Husk også:
- Det er ikke tillatt å starte saksbehandling før dokumentet er journalført. All saksbehandling skal skje i kommunens sak-/arkivsystem eller i avdelingens fagsystemer.
- Journalverdig e-post/faks som er sendt direkte til saksbehandler skal eksporteres inni sak/arkivsystemet av saksbehandler selv eller videresendes postmottak.
- Ha alltid fokus på hva som er journalverdig.
